Коротко: что такое остатки материалов
Остатки материалов — это то, что реально лежит на складе прямо сейчас по каждой позиции отдельно: сколько пришло, сколько ушло в заказы и сколько осталось. Не общая сумма на складе в рублях, а карточка по каждому материалу — лист, труба, краска — со своим приходом, расходом и минимальным запасом, ниже которого материал пора закупать.
Из чего состоит карточка материала
Карточка одного материала держит четыре вещи, и без любой из них остаток становится случайной цифрой, а не рабочим инструментом:
Как эти четыре поля выглядят в рабочей системе, а не в отдельном файле — показано в разделе про учёт материалов.
Для металла приход устроен так же, но с одной особенностью: накладная поставщика приходит в тоннах, а на складе этот же материал ведут листами или метрами — количество в приход вводится в складской единице, не в той, что в накладной. Как это пересчитать и почему на складе нельзя завести количество прямо из накладной — отдельно, с формулой и готовым шаблоном: учёт металла на производстве.
Отдельно: расход материала обычно уходит в конкретный заказ, а не «в никуда». Как именно это связано — плановый расход по составу изделия, фактический расход, перерасход и его влияние на себестоимость — отдельная тема: списание материалов в заказ. Здесь остаётся сама карточка материала на складе, без разбивки расхода по заказам.
Пример: карточка листа оцинковки
Возьмём реальную карточку материала со склада — лист 1,5 мм оцинковка, цена 4200 ₽ за лист, минимальный запас 10 листов.
Было 2 листа, 15 августа пришло ещё 20 — стало 22. Дальше два расхода в разные заказы: 14 листов ушло в заказ 26-031, 2 листа — в заказ 26-034. Текущий остаток: 22 − 14 − 2 = 6 листов. При минимальном запасе 10 листов это уже ниже порога — материал нужно заказывать, а не ждать, пока он закончится посреди следующего заказа.
Как понять, что пора закупать
Минимальный запас — это не «сколько осталось», а «сколько должно остаться на случай, пока едет новая партия». У разных материалов этот запас разный и зависит от того, как быстро его расходуют и как долго его везут от поставщика:
На этом складе 84 позиции, и ниже минимального запаса сейчас всего две: лист оцинковки и краска RAL 9005. Именно по этим двум позициям стоит оформлять закупку в первую очередь — остальные 82 позиции, включая трубу, в норме и внимания сегодня не требуют.
Смысл минимального запаса именно в том, чтобы не проверять вручную все 84 позиции подряд — вместо этого система или таблица сама показывает только то, что ниже порога.
Ошибки при ведении остатков
Частые вопросы
Нужно ли вести остатки, если материалов немного?
Да, если хотя бы часть материалов регулярно заканчивается неожиданно. Чем меньше номенклатура, тем проще завести карточки — и тем быстрее это окупается.
Как выбрать минимальный запас для материала?
Ориентироваться на то, сколько материала расходуется за срок поставки новой партии, плюс небольшой запас на случай задержки. Для быстро расходуемых материалов порог обычно выше, чем для тех, что используются редко.
Что делать, если остаток по факту не сходится с тем, что в карточке?
Провести сверку — пересчитать материал на складе и сравнить с карточкой. Расхождение почти всегда означает, что часть прихода или расхода не зафиксировали вовремя.
