Коротко: склад отвечает на один вопрос, заказ — на другой
Складская программа отвечает на вопрос «сколько материала есть»: приход, расход, остаток, минимум. Клиента же интересует другое — где его заказ и когда он будет готов, а владельца — сколько заказ стоит. Это другие данные: из каких изделий состоит заказ, на каких участках они сейчас, какие операции закрыты. Если их нет в программе, ответ собирают в чате и у мастера. Проверить, ваш ли это случай, можно на одном заказе — шестью вопросами ниже.
Это не про выбор программы. Здесь вопрос другой: откуда и за сколько минут ответ берётся у вас сейчас. Если по итогам проверки решите менять программу, следующий шаг — десять вопросов при выборе программы для производства.
Это ваш случай, если остатки и приход в программе сходятся, а на вопрос клиента «когда будет готово» отвечают после звонка мастеру.
Где сейчас изделие, знает только тот, кто был в цехе сегодня утром.
Сколько операций по заказу уже закрыто, считают по сообщениям в рабочем чате.
Сколько стоил заказ, выясняют уже после отгрузки, в отдельной таблице.
Что есть в файле проверки
Файл «Проверка заказа: склад и производство» — три листа:
- Проверка — шесть вопросов по одному вашему заказу. Для каждого отмечаете, где сейчас ответ (программа, таблица, чат или мастер), сколько минут ушло на поиск и точный ли он. Внизу формулы считают, сколько вопросов остались без точного ответа и сколько минут ушло всего.
- Пример 26-031 — те же шесть вопросов с ответами по заказу из этой статьи. Колонки «где» и «минуты» пустые: их заполняет каждый цех по-своему.
- Как заполнять — короткая инструкция: какой заказ взять и как считать минуты.
Заполнение занимает четверть часа, если ответы действительно лежат там, где их ищут.
Склад и заказ — разные вопросы и разные данные
Склад живёт позициями: лист 1,5 мм оцинковка, его приход, расход и остаток. Позиция не знает, в какое изделие ушёл лист и на каком участке это изделие сейчас. Это не недостаток склада — у него просто другой предмет учёта.
Заказ живёт изделиями и операциями. Чтобы ответить клиенту про срок, нужно знать, из чего состоит заказ, какие операции у каждого изделия закрыты и какая стоит. Чтобы ответить себе про деньги — сколько заказ стоит по расчёту и какая у него маржа.
Если в вашей программе есть только позиции склада, вопросы про заказ она не закрывает — и ответ уходит туда, где о заказе пишут: в чат, в тетрадь мастера, в таблицу на компьютере технолога. Сам склад при этом может работать безупречно: остатки сходятся, минимумы стоят, приход проведён вовремя.
Как вести сами остатки — приход, расход, карточку позиции — разобрано в статье про остатки материалов на производстве. Здесь речь о том, что происходит с заказом дальше.
Что происходит с заказом после склада
Материал ушёл со склада — для склада история закончилась: остаток уменьшился, движение записано. Для заказа она только начинается. Изделия проходят участки, на каждом участке у изделия своя операция, и заказ готов, когда закрыты все операции всех изделий. По пути копится то, из чего складывается цена заказа: материал по составу изделий и оплата труда.
- Приход
- Остаток
- Ушло на заказ — 14 листов
- На складе 6, минимум 10
- Изделия: Тетива, Ступень, Ограждение
- Участки и операции
- Закрыто 9 из 15
- Себестоимость по расчёту
Верхняя лента — то, что видит складская программа. Нижняя — то, о чём спрашивает клиент. Между ними нет общего поля: строка «−14 листов» ничего не говорит о том, на какой операции стоит заказ.
Проверка на одном заказе: шесть вопросов
Возьмите заказ, который сейчас в работе, и ответьте на шесть вопросов, засекая время. Ниже — ответы по заказу 26-031 «Лестница маршевая» на 22.08 и то, откуда они берутся, если склад ведут в программе, а производство — в чате.
Три изделия: Тетива — 2 шт, Ступень — 12 шт, Ограждение — 1 шт. Если состав есть только в договоре или в переписке с клиентом, его ищут там — и каждый раз сверяют, не менялся ли он.
Тетива готова. Ступень на покраске, покраска в работе. Ограждение на гибке. Без программы этот ответ знает мастер — тот, кто сегодня обходил участки.
У каждого изделия пять операций: у Тетивы закрыто 5 из 5, у Ступени 3 из 5, у Ограждения 1 из 5. По заказу — 9 из 15, готовность 60 %. Без программы эту сумму собирают из сообщений «раскрой сделали», «гибку закончили» — и легко пропускают одно из них.
Гибка ограждения: она готова к работе, но исполнитель не назначен. Пока никто её не взял, Ограждение не двигается, а без него заказ не сдать. В чате такую операцию не видно вовсе — о ней молчат, потому что ею никто не занят.
На заказ ушло 14 листов оцинковки 1,5 мм. На складе осталось 6 листов при минимуме 10 — пора заказывать. Это единственный из шести вопросов, на который складская программа отвечает сама.
Себестоимость по расчёту — 145 800 ₽, маржа — 97 200 ₽, 40 %. Если расчёт делают отдельно, в таблице, его обычно пересчитывают раз — при запуске заказа — и к нему уже не возвращаются.
Итог проверки — не оценка программы, а два числа: сколько вопросов остались без точного ответа и сколько минут ушло на остальные. Если точных ответов меньше половины, а минуты складываются в час, дело не в складе — в нём всё сходится. Не записан путь заказа.
Кому текущего подхода хватает
Склада в программе и разговора с мастером хватает, если в работе один-два заказа и всё видно глазами: мастер стоит рядом с изделием, а ответ клиенту занимает минуту. Записывать путь заказа в этом случае — лишняя работа.
Хватает его и при серийном выпуске со складом готовой продукции. Там клиент спрашивает не «когда сделаете мой заказ», а «есть ли на складе» — и это как раз вопрос к складу. Производство работает на склад, а не на конкретный заказ, и путь отдельного заказа отслеживать незачем.
Разрыв появляется, когда заказов несколько, у каждого свои изделия и свой срок, а участки работают над разными заказами одновременно. Тогда вопрос «где заказ» перестаёт решаться взглядом на цех.
Что здесь делает Цех360
В карточке заказа Цех360 есть раздел «Изделия» — состав заказа с количеством штук. У каждого изделия раскрывается маршрут: операции по участкам и статус каждой — «готово», «в работе», «к выполнению» или «ждёт», и кто её делает. Операция без исполнителя видна там же: в маршруте у неё стоит «не назначен».
Готовность считается по закрытым операциям: у заказа — процентом, у изделия — дробью вроде «3/5».
Материал со склада списывают из карточки заказа кнопкой «Списать материалы»: строки разложены по изделиям, у каждой видно, сколько нужно по составу, сколько уже списано и сколько осталось. Остаток на складе уменьшается на то же количество.
В блоке «Финансы» — себестоимость по расчёту и маржа: материалы по составу изделий, оплата труда и прочие расходы, которые вносят в заказ, против суммы договора.
Проверьте тот же заказ в Цех360 — заведите один заказ из своей работы на учёте заказов и ответьте на шесть вопросов уже по нему. 14 дней без карты.
Частые вопросы
Чем эта проверка отличается от выбора программы?
Выбирая программу, спрашивают, что она умеет. Здесь спрашивают, откуда и за сколько минут ответ берётся сейчас — у вас, на вашем заказе. Если по итогам решите менять программу, вопросы для выбора — в статье про выбор программы для производства.
Какой заказ брать для проверки?
Тот, что сейчас в работе и уже прошёл хотя бы один участок: у него есть и состав, и закрытые операции, и материал, ушедший со склада. Заказ, который только принят, на половину вопросов ещё не ответит.
Сколько минут считать нормой?
Нормы нет. Смысл в сравнении: заполните лист сейчас и ещё раз через месяц на другом заказе. Если минуты не уменьшаются, ответы по-прежнему лежат в чате и у мастера.
Нужно ли переносить склад в другую программу?
Проверка этого не требует. Она показывает, на какие вопросы о заказе нет точного ответа, — а решение, где эти ответы вести, принимается уже по её итогам.
