Как рассчитать страховой запас и точку заказа материалов

Коротко: страховой запас и точка заказа

Это то самое число, которое вписывают в поле «минимальный остаток»: ниже него материал уже пора заказывать. Как вести сами остатки — приход, расход, карточку позиции — разобрано в статье про остатки материалов на производстве; здесь — откуда берётся порог.

Что есть в калькуляторе

Файл «Страховой запас и точка заказа» — три листа:

• Калькулятор — строка на позицию: единица, средний и наибольший расход в день, обычный и наибольший срок поставки, текущий остаток. Страховой запас, точка заказа, «пора заказывать» и на сколько дней хватит остатка считаются сами.
• Пример — тот же расчёт, заполненный листом 1,5 мм и краской RAL 9005 из этой статьи.
• Как заполнять — пять строк: откуда брать расход и срок и что делать с ответом.

Вписывать нужно только расход, срок и остаток — всё остальное формулы.

Почему минимум «на глаз» подводит

Минимум обычно ставят по ощущению: «краски должно быть хотя бы килограмма три». Такой порог может год работать — и сорваться в первый раз, когда поставщик привёз партию на два дня позже. Материал кончается не от того, что его много расходуют, — расход цех видит и к нему привык. Он кончается в разрыв между «заказали» и «привезли», когда цех продолжает работать, а склад уже не пополняется.

Поэтому порог считают не от остатка, а от времени: сколько материала уйдёт, пока едет новая партия, и что будет, если она поедет дольше обычного.

Две величины и две формулы

Страховой запас отвечает на вопрос «сколько держать сверх обычного, чтобы пережить худший случай». Точка заказа — «при каком остатке звонить поставщику». Считаются они так:

Первое слагаемое страхового запаса — сколько уйдёт за худший срок при худшем расходе; второе — сколько уйдёт за обычный срок при обычном расходе. Разница и есть то, что надо держать сверх обычного. Если подставить формулу запаса в формулу точки, второе слагаемое сокращается, и точка заказа равна наибольшему расходу за наибольший срок. Две формулы вместо одной нужны для того, чтобы видеть, какая часть порога — работа, а какая — страховка.

Расход и срок считают в одних днях. В цеху это рабочие дни: в выходной материал не уходит, а поставщик не везёт.

Есть и другая формула — через стандартное отклонение расхода и сроков и коэффициент уровня сервиса. Она точнее, когда позиций сотни, есть история расхода за год и нужно управлять долей случаев, когда материала не хватит. Для небольшого цеха с десятком ходовых позиций её не из чего посчитать, а простая формула выше честно отвечает на тот же вопрос по двум худшим случаям, которые мастер помнит.

Пример: лист оцинковки и краска

Две позиции со склада из статьи про остатки: лист 1,5 мм оцинковка с минимумом 10 листов и краска RAL 9005 с минимумом 6 кг. Посчитаем, откуда эти минимумы берутся.

Лист. Расход ровный — 2 листа в день и в обычную неделю, и в загруженную; везут лист обычно 3 рабочих дня, при задержке — до 5. Страховой запас здесь только от задержки поставки: 2 × 5 − 2 × 3 = 4 листа. Точка заказа: 2 × 3 + 4 = 10 листов — ровно минимум, который стоит на складе.

Краска. Здесь работают оба эффекта: в обычный день уходит 1 кг, в день, когда красят крупный заказ, — 1,5 кг, а партию обычно везут 2 рабочих дня, но бывает и 4. Страховой запас: 1,5 × 4 − 1 × 2 = 4 кг. Точка заказа: 1 × 2 + 4 = 6 кг — тоже совпадает с минимумом на складе.

В справке Цех360 о закупках правило сказано короче: «если лист везут неделю, а за неделю уходит десять листов, минимум — десять». Это та же формула в частном случае. 2 листа в день — это 10 в неделю из пяти рабочих дней; неделя справки — худший срок, 5 рабочих дней. Расход за худший срок при ровном спросе и есть точка заказа: 2 × 5 = 10.

Что показывает текущий остаток

Сейчас на складе 6 листов. При среднем расходе их хватит на 6 ÷ 2 = 3 дня — ровно на обычный срок поставки. Если заказать лист сегодня, партия придёт в тот день, когда последний лист уйдёт в работу. Любая задержка — простой участка, потому что страховой запас уже израсходован: остаток 6 ниже точки заказа 10 на те самые 4 листа.

Краски 4,2 кг. При среднем расходе — 4,2 дня, при наибольшем — 4,2 ÷ 1,5 = 2,8 дня. Худший срок поставки — 4 дня, и при плотной покраске краска кончится раньше, чем приедет партия, заказанная сегодня. Обе позиции ниже точки заказа, и обе пора заказывать — ровно то, что показывает склад.

Откуда взять расход и срок

Идеальных данных для расчёта не бывает, и они не нужны. Хватает того, что уже есть в цеху.

Если поставок было мало и истории нет, начните с честной оценки мастера — «обычно три дня, бывало пять» — и пересмотрите числа через месяц. Порог, посчитанный из грубых данных, всё равно лучше порога «на глаз»: в нём видно, на что именно он опирается.

Остаток ниже точки заказа — что дальше

Точка заказа отвечает на вопрос «когда». На вопрос «сколько» отвечает другой расчёт — потребность под заказы, которые уже в работе или вот-вот начнутся, минус то, что лежит на складе и уже заказано. Он разобран в статье про расчёт потребности в материалах. Минимум в её формуле «потребность + минимум − остаток» — та же точка заказа: закупка считается так, чтобы после выполнения заказа остаток не упал ниже неё.

Порог стоит пересматривать, когда меняется одно из четырёх чисел: пришёл крупный заказ, поменялся поставщик, срок стал длиннее. Точка заказа, посчитанная год назад, на сегодняшнем расходе может уже не спасать.

Типичные ошибки

Что здесь делает Цех360

У каждой позиции склада в Цех360 есть поле «Минимальный остаток» — в него вписывают точку заказа. Заполняется оно вручную: продукт его не вычисляет и не хранит ни срок поставки, ни расход в день, поэтому сам расчёт — в калькуляторе выше.

Когда остаток опускается до минимума, позиция помечается «Заканчивается», а снабженцу приходит уведомление в приложении — если снабженца в команде нет, то владельцу. Если подключён Telegram, сообщение приходит и туда. Материал виден на экране «Сегодня» и в «Закупках». Заявку поставщику создаёт человек. Подробнее — на странице учёт материалов и в справке о закупках.

Частые вопросы