Коротко: где расходятся расчёт и заказ
Заказ посчитали заранее, назначили цену, сдали — а денег от него осталось меньше, чем выходило по расчёту. Речь не о бухучёте, а о деньгах одного заказа: в каких пяти местах расчёт расходится с тем, во что заказ обошёлся, и как поймать расхождение до отгрузки.
Как сложить себестоимость заказа из материалов, труда и расходов, разобрано в статье как рассчитать себестоимость заказа. Здесь — что делать, когда сложенное заранее не совпало с записями по заказу.
Это ваш случай, если маржа по сданному заказу вышла меньше расчётной, а почему — непонятно.
Разницу находят уже после отгрузки, когда исправить можно только следующий заказ.
Похожие заказы выходят то в плюс, то в минус, хотя считали их одинаково.
Что есть в файле сверки
Файл «Расхождения себестоимости» — три листа:
- Сверка — пустая таблица на один заказ: статьи затрат по строкам (материалы по позициям, крепёж и расходники, труд по участкам, расходы по категориям), рядом план, факт и разница. Для каждой разницы выбираете причину из пяти мест этой статьи и пишете, что исправить. Итоги и маржа считаются формулами.
- Пример 26-031 — три случая из этой статьи, каждый отдельным блоком.
- Как заполнять — короткая инструкция: откуда брать план и откуда факт.
На один заказ уходит полчаса, если расчёт, по которому назначали цену, сохранился.
Пять мест, где расчёт расходится с заказом
Расчёт делают один раз — когда назначают цену. Записи по заказу копятся всё время, пока его делают. Расходятся они не случайно, а в одних и тех же местах. У каждого места свой признак и своя проверка.
Признак: количество сходится, а сумма — нет. Расчёт делали по цене на день, когда считали заказ, а материал пришёл позже и по другой цене. Проверка: по каждой позиции сравните цену в расчёте с ценой, по которой материал ушёл в заказ, — не итогом, а построчно.
Признак: по позиции списано меньше, чем нужно по составу, хотя изделие уже сделано. Лист взяли, а записали в общий расход цеха или в соседний заказ — у этого заказа материалов как будто меньше, у соседа больше. Обратный случай — материал ушёл в работу и не списан вовсе. Проверка: по каждой позиции сравните «нужно по составу» и «списано в этот заказ». Если списано больше нормы — это уже перерасход, он разобран в статье про списание материалов в заказ.
Признак: маржа по заказу выше, чем обычно у похожих. Крепёж, расходники, доставку берут на заказ целиком, а не по норме на изделие, — в составе изделия их нет, и в записи они не попадают, если про них не вспомнить. Как считать такие материалы комплектом на заказ, разобрано в статье про расчёт потребности в материалах. Проверка: пройдите по списку «что ещё брали на этот заказ» и убедитесь, что у каждой строки есть сумма.
Признак: по одному участку часов больше, чем по норме, и так не первый раз. Проверка: сравните часы по участкам с тем, что закладывали в расчёт. Как считать часы и что делать с нормой, которая не сходится, — в статье про расчёт трудозатрат.
Признак: были траты, которых нет ни в материалах, ни в труде. Доставка до объекта, аренда техники на монтаж, инструмент, купленный под этот заказ, — их платят именно за этот заказ, и без них себестоимость занижена. Проверка: соберите оплаты за время работы над заказом и найдите те, что сделаны ради него. Это не накладные цеха — аренда цеха и свет делятся между всеми заказами, и считают их отдельно.
С чего начинать. Если разница сидит в материалах, сначала проверьте цену и списание — места 1 и 2: это видно построчно за несколько минут. Если материалы сошлись, а маржа всё равно не та, ищите то, чего нет в составе изделия, — строки «на заказ целиком» и разовые расходы, места 3 и 5. Часы — место 4 — сверяют последними: для этого нужны записи по участкам.
Заказ 26-031: три случая
Заказ 26-031 «Лестница маршевая»: 243 000 ₽ по договору, себестоимость по записям — 145 800 ₽, маржа — 97 200 ₽, 40 %. Ниже три отдельных случая. Каждый считается от 145 800 ₽, друг с другом они не складываются.
По составу изделий на заказ нужно 12 листов, списано 14 — перерасход 2 листа, 8 400 ₽. Без него себестоимость была бы 137 400 ₽. Расчёт по составу ниже записей: маржа на бумаге была больше, чем вышла. Откуда берётся перерасход и как его ловить, разобрано в статье про списание материалов в заказ.
Три лишних часа по ставке сварки 1 070 ₽/ч — 3 210 ₽ сверх плана. Себестоимость — 149 010 ₽, маржа — 93 990 ₽, 38,7 % вместо 40 %. Что делать с нормой после такого расхождения — в статье про расчёт трудозатрат.
Метизы на 6 180 ₽ взяли на заказ комплектом, но в записи не внесли. Тогда себестоимость в записях — 139 620 ₽, маржа — 103 380 ₽, 42,5 %. Заказ выглядит выгоднее, чем был: маржа завышена на 6 180 ₽.
Первые два случая — одно направление: по записям заказ дороже, чем по расчёту, и маржа меньше. Третий — обратное: по записям заказ дешевле, чем был на самом деле.
Ошибка бывает в обе стороны. Заниженная маржа — новость неприятная, но честная: денег меньше, и это видно. Завышенная опаснее. Заказ кажется выгодным, по нему назначают цену следующему похожему заказу — и тот с самого начала стоит дороже, чем за него берут.
Как сверить заказ до отгрузки
Сверка нужна не чтобы переписать договор — цена в нём уже согласована. Она нужна, чтобы следующий расчёт был точнее и чтобы цену следующего заказа не назначили по завышенной марже.
Тот расчёт, по которому назначали цену, и всё, что записано по заказу. Статьи — одни и те же: материалы по позициям, крепёж и расходники, труд по участкам, разовые расходы.
Сошлось количество, не сошлась сумма — смотрите цену. Не сошлось количество — смотрите, куда списан материал и не ушло ли больше нормы.
Крепёж, расходники, доставка: у каждой строки в записях должна быть сумма.
Отметьте участки, где ушло больше часов, чем закладывали в расчёт.
Причина — одно из пяти мест выше. Исправляют не цену этого заказа, а то, что пойдёт в расчёт следующего: цену материала, норму, порядок списания, список строк «на заказ целиком».
Удобнее всего сверять, когда последняя операция закрыта, а заказ ещё не уехал: записи уже полные, а спросить мастера, куда ушёл лишний лист, ещё можно, пока все помнят.
Что здесь делает Цех360
В карточке заказа Цех360 по материалам стоят два числа. В блоке «Финансы» — строка «Материалы изделий · план»: материалы по составу изделий и цене, зафиксированной при выходе заказа из заявки. В разделе «Материалы» той же карточки — «списано на N ₽»: сумма по всем расходным движениям заказа, а по каждой позиции — колонки «Нужно / Списано / Сумма».
Разница этих двух чисел и показывает места «цена поменялась» и «перерасход или мимо заказа»: план считан по цене на момент выхода из заявки, списание — по цене на день списания, а «Нужно» и «Списано» по позиции видны рядом.
Оплата труда и расходы по заказу — «Транспорт», «Аренда», «Хозрасходы», «Инструмент и оборудование», «Прочее» — это суммы, которые вносит человек. План-факт по часам по заказу продукт не показывает: часы по участкам сверяют по своим записям.
Частые вопросы
Чем эта сверка отличается от расчёта себестоимости?
Расчёт отвечает, как сложить себестоимость заказа из материалов, труда и расходов. Сверка — почему сложенное заранее не совпало с тем, что записано по заказу, и в каком из пяти мест искать разницу.
Нужно ли сверять каждый заказ?
Нет. Достаточно заказов, где маржа заметно разошлась с расчётом, и первых заказов нового изделия. Разовое расхождение — не повод менять норму; расхождение, которое повторяется на похожих заказах, — повод.
Маржа вышла выше расчётной — это хорошо?
Сначала проверьте, всё ли занесено. Чаще всего такую разницу даёт строка, которую забыли: крепёж, расходники, доставка. Если всё на месте — запишите, почему вышло дешевле, и учтите это в расчёте следующего похожего заказа.
Можно ли вести сверку только в Excel?
Можно: файл к статье рассчитан на один заказ и считает разницу, итоги и маржу формулами. Труднее всего не таблица, а записи по заказу — без них колонке «факт» неоткуда взяться.
